Lugeja tundis huvi, kui kaua tuleb ettevõttes säilitada töötervishoiu ja tööohutuse valdkonnas loodud dokumente.
Tööinspektsiooni tööohutuse peaspetsialist Piret Kaljula teatas, et õigusaktidega on määratud säilitamise tähtajad ainult teatud kindlatele dokumentidele. Näiteks selgub töötervishoiu ja tööohutuse seaduse paragrahvist 13, et riskianalüüsi tulemused tuleb vormistada kirjalikult ja säilitada 55 aastat. Sama säilitamistähtaeg kehtib ka töökeskkonna ohutegurite mõõtmistulemustele, sest need on osaks riskianalüüsist.
Veel on sätestatud tervisekontrolli otsuste säilitamise tähtaeg, mis on kümme aastat pärast töötajaga töösuhte lõpetamist. Lisaks tuleb näiteks töötajate kohta, kes puutuvad töös kokku asbesti, kantserogeeni või mutageeniga, pidada nimekirja, mida tuleb säilitada 40 aastat arvates töötaja viimasest kokkupuutest ohtlike ainetega. Soovitav on säilitada sama kaua ka selles nimekirjas olevate töötajate tervisekontrolli otsuseid. Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat. Täpsemalt ei ole määratletud, milliseid andmeid tuleb säilitada, kuid mõistlik oleks säilitada kogu uurimistoimik, sest nimetatud materjale võib vaja minna, kui tööõnnetuses kannata saanul tekib kunagisest vigastusest terviseprobleem.
Suure osa dokumentidest moodustavad mitmesugused ohutusjuhendid tehtava töö ja kasutatava töövahendi kohta ning juhendamiste registreerimise kohta käivad dokumendid. Nende dokumentide säilitamise tähtaega ei ole seadusandja määranud, see on iga tööandja enda määrata.
Kehtiv ohutusjuhend on kasutatav kuni seadme (töövahendi) kasutamise lõpuni või tehtava töö lõppemiseni või ümberkorraldamiseni (juhendi muutmiseni). Seejärel tuleb otsustada, kas ja kui kaua juhendeid säilitada. Töötajate juhendamise ja väljaõppe kohta käivaid andmeid tuleb säilitada kindlasti kuni töösuhte lõppemiseni.
Kui pikalt säilitada aga dokumente pärast töösuhte lõppemist või töövahendi kasutuselt kõrvaldamist? Dokumentide säilitamise tähtaja määramisel tuleks arvesse võtta, millisel juhul võib neid dokumente hiljem vaja minna. Kindlasti on dokumendid vajalikud kutsehaigestumise uurimisel, sest riskianalüüsist selguvad küll ettevõttes esinenud ohutegurid ja nendele antud hinnangud, kuid ei pruugi selguda, milliseid meetmeid tööandja nägi ette ohutegurite mõju vähendamiseks. Samast põhjendusest võiks lähtuda ka isikukaitsevahendite arvestuse dokumentide säilitamistähtaja määramisel.
Näiteks kui töötajal on diagnoositud kuulmislangus ning kutsehaigestumise uurimise käigus nähtub riskianalüüsist, et töötaja kunagises töökeskkonnas oli müra üle normi, on tööandjal vaja tõendada, et ta andis müra mõju vähendamiseks töötajale kõrvaklapid ning juhendas töötajat, kuidas neid kasutada. Kui isikukaitsevahendite väljastamise dokumente ja juhendamise andmeid säilinud ei ole, on tööandjal ülimalt keeruline tõestada, et ta müra mõju vähendamisega tegeles.
